En principe, le procès-verbal d’assemblée générale est rédigé par le syndic de copropriété.

Il peut également être rédigé par un des scrutateurs ou par un commissaire de justice, ce dernier intervenant à la demande du syndic.

Le procès-verbal doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

• Intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour
• Résultat de chaque vote sous chaque question
• Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale
• Noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision (vote contre) ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en cas de vote par correspondance
• Distribution des pouvoirs en blanc par le président du conseil syndical, un membre du conseil syndical ou le président de séance
• Réserves formulées par les copropriétaires présents sur la régularité des décisions
• Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote
• Demande formulée par tout copropriétaire en assemblée générale de conserver la voie postale comme mode de communication pour les notifications et les mises en demeure.

La feuille de présence de l'assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.

Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale doit être obligatoirement rédigé.

Le document est signé à la fin de la tenue de l'assemblée générale ou au plus tard dans les 8 jours, par les personnes suivantes :

• Président de séance de l'assemblée générale
• Secrétaire
• Scrutateur(s).

Les procès-verbaux sont inscrits par le syndic de copropriété les uns à la suite des autres au sein d'un registre.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété aux copropriétaires, dans un délai de 1 mois à partir de la tenue de l'assemblée. 

Par principe, la notification est faite par voie électronique, sauf pour les copropriétaires qui ont demandé à conserver leur communication par voie postale.

Le procès-verbal est ainsi notifié aux copropriétaires opposants ou défaillants :

• Par lettre recommandée électronique
• Ou au moyen d'un procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications.

La notification porte uniquement sur le procès-verbal, sans ses annexes. Elle doit obligatoirement indiquer le délai dans lequel les décisions des assemblées générales peuvent être contestées en justice.

En effet, les copropriétaires opposants ou défaillants ont un délai de 2 mois pour contester les décisions d’assemblée générale. Ce délai commence à partir de la notification du procès-verbal.

Cette action doit être effectuée devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble. Il est obligatoire de se faire assister par un avocat pour cette procédure.

Les irrégularités les plus graves dans la rédaction du procès-verbal peuvent entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

C’est notamment le cas lorsque le document ne permet pas de vérifier si les votes se sont déroulés correctement.

C’est le cas, par exemple, lorsque :

• Le procès-verbal ne précise pas dans quelles conditions le vote a eu lieu, ni le résultat exact pour chaque décision (absence du texte voté ou absence de résultat clair).
• Le procès-verbal ne mentionne pas le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus, et qu’il est alors impossible de vérifier si la majorité attendue est atteinte
• Une décision est présentée comme adoptée à l’unanimité alors qu’il y a eu des abstentions ou des votes contre
• Le procès-verbal énonce globalement que les résolutions ont été adoptées à la majorité
• Le procès-verbal ne mentionne pas le nom et le nombre de voix des opposants lors de l’élection du président de séance.

Dans un délai de 3 mois après la tenue de chaque assemblée générale des copropriétaires, le syndic assure l'information des occupants de l'immeuble des décisions prises par l'assemblée qui ont des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.

Il peut s'agir, par exemple, des décisions portant sur l'entretien de l'immeuble, les travaux, une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu.

Le document contenant ces informations doit être affiché dans les parties communes.

La durée d'affichage est de 1 mois.

Si, dans l'immeuble, aucun espace est prévu pour l'affichage, l'information doit être déposée dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.